تطبيق الفوترة الالكترونية من خلال برنامج اودو وما أهميتها ؟

ماهي الفوترة الالكترونية؟ سؤال يتردد بواسطة الكثير من الأشخاص لمعرفة المفاهيم الصحيحة التي تدور حول الموضوع خاصًة في ظل الأهمية الكبرى التي تتمثل في ضرورة التكامل بينها وبين جميع الأنشطة التجارية المختلفة والمتعددة.

وكما هو متعارف عليه فإن عملية تطبيق منظومة الفوترة الالكترونية في المؤسسات والشركات الكبرى بات إلزاميًا وهو ما جعل نظام اودو يسهل من تلك العملية عن طريق تقديم مجموعة من التطبيقات التي تسمح بالقيام بكل هذه الأمور بصورة مبسطة وسهلة.

وخلال مقالنا اليوم وضمن السلسلة الدورية والمستمرة التي نُقدمها لكم في سمارت بيتس نأخذكم في جولة للحديث عن المميزات الخاصة بمنظومة الفوترة الالكترونية وهي التي تأتي بنظام اودو وأهميتها في الأنشطة التجارية المختلفة.

تعريف الفوترة الالكترونية

البداية مع تعريف الفوترة الالكترونية وهي التي تعني بعض الإجراءات التي تهدف إلى الوصول لتحويل عمليات إصدار أي من الفواتير بجانب الاشعارات الورقية إلى عمليات الكترونية تساهم في السماح بتبادل الفواتير وكذلك الإشعارات الدائنة والمدينة.

في الوقت الذي تعني فيه الفوترة الالكترونية معالجة كافة الفواتير التي تصدر بواسطتها بصيغة الكترونية يتم تنظيمها بين كلًا من البائع وكذلك المشتري وفق بعض التنسيقات الالكترونية المتكاملة المنصوص عليها بالاتفاق بين الطرفين.

التكامل مع الفاتورة الالكترونية

وعقب التعرف على تعريف الفوترة الالكترونية جاء الدور على توضيح المقصود بعملية التكامل معها وهو الذي يعني عملية الربط الالكتروني التي تجري بين مجموعة من البرامج مثل أنظمة اودو ومنظومة الضرائب التي يتم التعامل معها في الدول المختلفة.

وفي تلك الحالة تعني عملية التكامل الربط بين نظام اودو مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالمملكة العربية السعودية لتسهيل كافة عمليات التبادل المتعلق بالمعلومات التي تتضمنها الشركة أو المؤسسة الخاصة بصاحب العمل والهيئة.

كيف تتم عملية التكامل مع الفوترة الالكترونية؟

حتى تضمن إتمام عمليات التكامل بين الفوترة الالكترونية ونظام اودو يجب الاستعانة بمجموعة من التطبيقات التي تسهل من عملية ربط الأنظمة المتعلقة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك وهو ما يعني تبسيط عملية الدخول إلى الفواتير بصورة أسهل مما كانت عليه في الماضي.

كيفية تطبيق الفوترة الإلكترونية  

يتم تطبيق تلك الفوترة على مرحلتين المرحلة الأولى وهي التي تُعرف بإسم مرحلة الاصدار والحفظ تلك التي انطلقت بداية من يوم الرابع لشهر ديسمبر من العام 2021م لكافة الأشخاص الذين يخضعون للوائح الفوترة الالكترونية أو من ينوب عن المكلف بإصدار تلك الفواتير.

ويكون إصدار الفواتير مماثلًا تمامًا لما يحدث في الوقت الحالي مع ضرورة أن تتضمن الفاتورة كافة العناصر المطلوبة بناء على نوعها وتوضيح البيانات الخاصة بها للتغلب على ظهور أي من الأمور المبهمة أو الغامضة.

أما فيما يتعلق بالمرحلة الثانية وهي التي انطلقت في الأول من شهر يناير للعام الماضي 2023 بصورة مرحلية فإنه يجب التكامل مع الحلول الالكترونية المعمول بها في نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مع ضرورة إصدار تلك الفواتير بالصيغ المنصوص عليها.

نظام اودو

بات نظام اودو مؤخرًا من أهم الأنظمة الحديثة وهي التي تتضمن عددًا كبيرًا من البرمجيات والتطبيقات التي توفر إمكانية الإدارة ودمج الأنشطة التشغيلية المختلفة التي تتعلق بما يجري في المؤسسات والشركات الكبيرة منها وكذلك الصغيرة والمتوسطة.

ومن خلال النظام يتم الاحتفاظ بكافة المعلومات والبيانات المتعلقة بنشاط شركتك بداية من الموظفين وكذلك العاملين والمعاملات المالية التي تتعلق بالمؤسسة وهو ما يعني أنه يوفر على كافة الشركات الوقت والجهد لإدارة الانشطة اليومية والتخلص من الدفاتر الورقية والوقت المبذول لتوفير معلومات دقيقة وصحيحة.

أهمية نظام اودو لمنظومة الفوترة الإلكترونية

تكمن أهمية استخدام نظام اودو لمنظومة الفوترة الالكترونية في أنه قادر على المساهمة في الاستفادة من كافة المميزات التي يتم توفيرها بواسطة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بجانب أنه يضمن التكامل معها وتحقيق زيادة في الإنتاجية.

وتأتي أهمية الحصول على النظام من مؤسسة سمارت بيتس لمنظومة الفوترة الالكترونية بشكل تفصيلي وفق ما يلي :-

تحسين الكفاءة في العمل

يحسن نظام اودو القيام بالعمليات والأنشطة بشكل سريع مع ضمان الكفاءة للتغلب على أي من أشكال الأخطاء البشرية التي كانت تحدث في السابق خلال المعاملات الورقية والدفاتر بجانب أنه يسهل عليك من أتمتة الأنشطة والعمليات المعقدة المتكررة أبرزها تتبع المخزون ومراقبة ساعات عمل الموظفين وتوزيع الرواتب.

ولا تقتصر الأهمية الخاصة بنظام اودو المتعلق بالفوترة الالكترونية على ذلك الحد فحسب بل يعمل على المساهمة في إنشاء التقارير المالية بصورة تلقائية ومواكبة كافة سبل التطور المعمول بها في الدول الأوروبية المتقدمة.

تعزيز سبل التعاون بين كافة إدارات الشركة أو المؤسسة

يعمل النظام على توفير المصدر الواحد الذي يسهل من عملية تخزين البيانات في الوقت الفعلي ومشاركتها في نفس الوقت مع كافة الإدارات التي تعمل في الشركة أو المؤسسة.

تلك العملية تساهم في تسهيل عملية الوصول إلى مختلف الأقسام ومشاركة الملفات فيما بينها بسهولة ويسر مع ضمان الحفاظ على البيانات من الضياع.

تقليل التكاليف

نظام اودو يساعد على توفير مجموعة من التكاليف التشغيلية خاصةً أنها تكون مؤتمتة بجانب قدرته على إكمال المهمات والأعمال المعقدة بصورة أكبر.

كل هذه الأمور تسهل من سير طبيعة العمل وعدم الحاجة إلى شراء مجموعة من التطبيقات باهظة الثمن ما يؤدي بالتبعية لتقليل التكاليف.

تحسين أمن البيانات

يضمن النظام توفير مجموعة من الحلول المبتكرة والذكية وهي التي تسهل من عملية حماية بيانات الموظفين ومنع أي من أشكال انتهاكها أو سرقتها.

حيث يستخدم نظام اودو مجموعة من طرق التخزين السحابي في مركز واحد لسهولة مراقبة نقاط الوصول بسهولة ويسر وإتاحة الإمكانية للمديرين لتوفير الحقوق ومدى وصول الموظفين لتلك البيانات وإخفاء المهم منها.

إتاحة التنبؤات الواقعية والدقيقة

يصدر النظام مجموعة من التقارير وذلك في الوقت الفعلي وهي التي تساهم في توفير المساعدة لأصحاب العمل على اتخاذ القرارات في الوقت المناسب سواء كان في الحاضر أو المستقبل.

كل ما عليك فعله لإصدار الفواتير الالكترونية ضغطة زر واحدة من منزلك وستقدر على القيام بذلك بسهولة ويسر.

مميزات نظام اودو

يمتلك النظام مجموعة من المزايا وهو الأمر الذي جعله من أهم العوامل التي تؤدي إلى نجاح الفوترة الالكترونية في الشركات والمؤسسات المختلفة.

وتتمثل تلك المميزات في الآتي :-

رفع مستويات الأداء الإداري

يسهل النظام من رفع مستويات الأداء الإداري في الشركات وذلك عن طريق الاستفادة من كافة الحلول التي يوفرها وهو ما يسمح في الوصول إلى معالجة البيانات بشكل دقيق وصورة تلقائية بطريقة أكثر فعالية عما كان عليه الأمر في السابق.

توفير المعلومات المطلوبة بصورة سريعة

ينجز كافة المهام المطلوبة في وقت فعلي وذلك بدقة كبيرة وعالية وذلك وفق التقنيات المعمول بها للجمع الفعال وكذلك المركزي لمجموعة من البيانات والمعلومات ومعالجتها في مركز تخزين واحد.

التخطيط الفعال

يوفر المعلومات الدقيقة لصاحب العمل فيما يخص نسب البيع والأرباح وكمية المنتجات التي تتواجد في المخازن مع تقديم الاقتراحات الخاصة بتحسين بيئة العمل والتحسينات التي يجب أن تتواجد مستقبلًا.

تحسين خدمة العملاء

يحسن النظام من فريق خدمة العملاء وذلك عقب تدريبهم على كيفية التواصل الأمثل لإيجاد الاستفسارات في وقت قياسي وإزالة كل ما هو مبهم بالنسبة للزبائن.

في الأخير وصلنا لنهاية المقالة التي تم خلالها التطرق للحديث عن الفوترة الالكترونية والمميزات التي يأتي بها نظام اودو لا تفوتوا الفرصة الآن واطلبوا استشارة مجانية من مؤسسة سمارت بيتس.