ما هي الفاتورة الإلكترونية - وما هي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية يتم توفيرها بواسطة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وهي التي يجب أن تخضع لها الكثير من الشركات وكذلك المؤسسات الكبرى بالمملكة العربية السعودية.
وخلال مقالنا اليوم يُسلط معكم سمارت بيتس الضوء على مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية بالإضافة إلى تعريف المقصود بها والمفاهيم التي تندرج تحتها.
الفاتورة الالكترونية
في البداية قبل توضيح مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية فإن المصطلح الخاص بها يعني تلك الوثيقة أو المستند الذي تجري بواسطته عملية توثيق أي من حالات الشراء أو البيع التي تجري بين البائعين والمشترين وهي التي تجري بصورة الكترونية بدون الحاجة إلى استخدام أي من الدفاتر الورقية المعمول بها في السابق.
ولا يقتصر الأمر على ذلك الحد فحسب بل أن الفاتورة الالكترونية تهدف إلى تسريع وتسهيل بجانب أنها تنظم من عمليات المراقبة المالية والضريبية وتقلل من التكاليف وتقضي على فرص ظهور أي من الأخطاء أو عمليات الاحتيال.
وتختلف الفاتورة الالكترونية عن الورقية كونها تستخدم مجموعة من التنسيقات المنظمة للبيانات والمحددة وهي التي تتصل بصورة مباشرة مع مجموعة من الجهات الرسمية المعنية عن طريق رقم التسجيل الضريبي للقيمة المضافة.
المفهم الخاص بتلك الفواتير لا يعني أنها مكتوبة بخط اليد أو جرت عمليات تصويرها بواسطة المسح الضوئي لكنها تحتوي على مجموعة من البيانات المعينة التي يجب أن يتم تجهيزها بواسطة برنامج المحاسبة المعتمد بواسطة هيئة الزكاة والضريبة والدخل وذلك من أجل الإرسال وبعدها الاستلام والمعالجة ومن ثم التخزين.
أنواع الفواتير الإلكترونية
تنقسم الفاتورة الإلكترونية إلى نوعين وهما :-
الفاتورة الضريبية
أولى انواع الفواتير الإلكترونية النوع الضريبي حيث يجب أن تتضمن مجموعة من البيانات والمعلومات أبرزها العنوان والرقم بالإضافة إلى تاريخ الاصدار مع معلومات عن البائع فيما يخص الاسم والعنوان ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة وكذلك السجل التجاري للمنشأة الخاصة به.
كما يجب أن تتضمن الفواتير الضريبية أيضًا المعلومات المتعلقة بالمشتري وبعض البنود المتعلقة بالكميات وسعر الوحدة وقيمة الضريبة الخاصة بكل بند من تلك البنود مع نسبة الضريبة وإجمالي سعر الوحدة بضريبة وبدونها.
ولا تقتصر المعلومات التي يجب أن تتواجد في الفاتورة الضريبية على ذلك الحد فحسب بل يجب توفير إجمالي قيمة الضريبة المضافة التي سيتم تطبيقها على تلك الفاتورة والاجمالي الخاص بها ورمز الإستجابة السريع.
الفاتورة الضريبية المبسطة
ثاني الأنواع الخاصة بالفاتورة الإلكترونية هي الفاتورة الضريبية المبسطة وهي التي تحتاج إلى مجموعة من المعلومات أبرزها العنوان والعنوع بالإضافة إلى الرقم مع ضرورة تدوين اسم المتجر وعنوانه وتاريخ الاصدار.
ومن المعلومات الإضافية التي يجب أن تتضمنها تلك الفاتورة رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة مع البنود وذكر كافة المعلومات أمام كل بند مثل الكمية وسعر الوحدة بالإضافة إلى قيمة الضريبة مع مجموع سعر الوحدة وإجمالي الفاتورة.
شروط جهوزية أي منشأة للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
نواصل معكم الحديث ضمن مقالة مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية وجاء الدور على توضيح مجموعة من الشروط الخاصة بجهوزية أي من المنشآت للمرحلة الثانية من الفاتورة حيث يجب تلبية بعض المتطلبات لعل من أبرزها ما يلي :-
يجب الحصول على اعتماد برنامج محاسبي إلكتروني وهو الذي تجري عملية تقديمه بنظام الفوترة المتوافق مع متطلبات ومراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية وذلك من أجل الحصول على خدمات إصدار وحفظ تلك الفواتير ببعض الصيغ مثل XML أو A-3 وكذلك PDF.
في الوقت الذي يجب أن تتضمن تلك الملفات بمختلف تصنيفاتها تضمين جميع الحقول المطلوبة والتأكد من أن ذلك البرنامج الذي يأتي به متوافق مع كافة الشروط المنصوص عليها وذلك لضمان أن يكون النظام سحابيًا متصلًا بشبكة الانترنت.
يجب ربط الفواتير مع المنصة وهي التي تم إطلاقها بواسطة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والالتزام بمجموعة من قواعد أمن البيانات المعتمدة من المملكة العربية السعودية حيث يجب أن تتضمن الفاتورة رمز الاستجابة السريع وهو الذي يضمن عدم القدرة على القيام بأي من عمليات التزوير أو التلاعب بالفواتير.
آلية عمل الفاتورة الإلكترونية للمرحلة الثانية
آلية العمل التي تضمن التوافق مع مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية تتمثل في بعض الخطوات أبرزها ما يلي :-
تجري عملية إقرار الفاتورة الضريبية بين أي من المنشآت والمستهلكين.
يتم إصدار الفاتورة الالكترونية بواسطة البائع للعميل وهي التي يجب أن تشمل كافة العناصر المبسطة.
يقوم المشتري بإستلام الفاتورة من البائع الذي يحتفظ بصورة إلكترونية منها.
يقوم البائع بمشاركة الفاتورة مع الهيئة عن طريق خاصية الربط الإلكترونية.
أما في حالة إن كانت الفاتورة الضريبية بين منشأة وأخرى فإن المنشأة تصدر فاتورة الكترونية للمنشأة الأخرى.
بعدها يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية والمشاركة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر خاصية الربط الالكتروني وفق برنامج المحاسبة السحابي المعتمد بواسطة الهيئة.
يتم اعتماد تلك الفاتورة وإعادة إرسالها للبائع عقب الانتهاء من كافة عمليات المراجعة الالكترونية.
يقوم البائع بالاحتفاظ بنسخة الكترونية من الفاتورة بصيغة مقروءة.
ماهي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟
وصلنا الآن للحديث عن إجابة سؤال ماهي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟ حيث أننا وصلنا للمرحلة الثانية وهي التي تُعرف بإسم مرحلة التكامل والربط ويجب فيها توفير مجموعة من الفواتير الالكترونية وربطها مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن طريق البرنامج المحاسبي المعتمد.
في الوقت الذي يجب فيه إصدار مجموعة الفواتير بالصيغ المطلوبة أبرزها XML وهي التي تتخصص في تمثيل البيانات بشكل منظم وموحد قابل للتبادل بجانب إمكانية أن تكون الفاتورة عبارة عن ملف A3 وهو النوع القياسي الذي يسهل على الجميع قراءته.
وسبق وأن بدأت المرحلة الثانية في الأول من شهر يناير للعام المنصرم 2023 وجرت بعدها تطبيق بعض المجموعات المختلفة بناء على حجم الإيرادات السنوية التي خضعت لضريبة القيمة المضافة في العام 2021.
وتشمل مراحل تطبيق الفاتورة الالكترونية في التالي :-
المجموعة الأولى : تلك التي تشمل المكلفين الذين تزيد الإيرادات السنوية الخاصة بهم عن 3 مليار ريال وتم تطبيقها في 30 يونيو 2023.
المجموعة الثانية : هي التي تشمل كافة المكلفين الذين تزيد الإيرادات السنوية الخاصة بهم عن 500 مليون ريال وانتهت فترة تطبيقها في 31 ديسمبر الماضي.
المجموعة الثالثة : تشمل المكلفين الذين تزيد الإيرادات السنوية الخاصة بهم عن 250 مليون ريال وانتهت فترة التطبيق لهم في 31 يناير المنصرم.
المجموعة الرابعة : تشمل كافة المكلفين الذين تزيد إيراداتها السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 150 مليون ريال سعودي بين عامي 2021-2022 وتنتهي فترة التطبيق لهم في 29 فبراير القادم.
المجموعة الخامسة : تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتها السنوية عن 100 مليون ريال سعودي خلال الفترة بين 2021-2022 وتنتهي فترة التطبيق الخاصة بها في 31 مارس 2024.
المجموعة السادسة : تلك التي تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية عن 70 مليون ريال سعودي خلال الفترة بين 2021-2022 وستنتهي فترة التطبيق لهم في 30 أبريل 2024.
المجموعة السابعة : تشمل مجموعة من المكلفين التي تزيد الإيرادات السنوية الخاصة بهم عن 50 مليون ريال سعودي خلال الفترة بين 2021-2022 وستنتهي فترة التطبيق لهم في 31 مايو 2024.
المجموعة الثامنة : تلك التي تشمل المكلفين التي تزيد الإيرادات السنوية الخاصة بهم عن 40 مليون ريال سعودي وتنتهي فترة التطبيق في 30 يونيو المقبل.
المجموعة التاسعة : تشمل المكلفين التي تزيد ايراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن 30 مليون ريال سعودي في 2021-2022 وتنتهي فترة التطبيق الخاصة بهم في 30 سبتمبر القادم.
كيفية تفعيل الفوترة الإلكترونية في مؤسسة سمارت بيتس
لتفعيل الفوترة الإلكترونية في مؤسسة سمارت بيتس كل ما عليك فعله هو الانتقال للاعدادات ومن ثم الانتقال إلى صفحة الإعدادات العامة وتفعيل الخيار الخاص بالخضوع لضريبة القيمة المضافة وحفظ الإعدادات.
وقتها عند القيام بإضافة أي من الفواتير الجديدة سوف يطلب منك النظام تحديد ما إذا كانت الفاتورة من الأنواع المبسطة أو الضريبية مع ضرورة إدخال البيانات المطلوبة ضمن حملة العميل وتاريخ التوريد والوقت الخاص به.
في الأخير وصلنا لنهاية المقالة التي تطرقنا فيها للحديث عن مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية بالإضافة إلى توضيح المفهوم الخاص بها والطريقة التي يمكن بواسطتها تفعيل الفوترة الإلكترونية من مؤسسة سمارت بيتس وندعوكم الآن لزيارتنا من أجل الحصول على الاستشارة المجانية والاستمتاع بالمميزات التي نُقدمها.