ما هي الخصائص الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات؟

يعد نظام تخطيط موارد المؤسسات واحدًا من الأنظمة التي تعمل على إدارة كافة العمليات التي تدير الأقسام المالية وكذلك الإدارية لأي من الشركات كبيرة كانت او متوسطة بجانب أنه يعد الطريق الوحيد لتطبيق التكامل في تلك الشركات وإدارة أنشطة سلاسل التوريد والعمليات.

وخلال مقالنا اليوم نُقدم لكم الدليل الشامل حول نظام تخطيط موارد المؤسسات والخصائص التي يأتي بها ضمن السلسلة الدورية والمستمرة التي يُقدمها لكم موقعكم سمارت بيتس.

نظام تخطيط موارد المؤسسات

البداية مع الحديث عن نظام تخطيط موارد المؤسسات وهو الذي يعمل على إعداد مجموعة من التقارير بجانب إدارته عمليات الموارد البشرية المختلفة للشركات بل ويعمل على توفير الرواتب والخصومات وكافة القوانين الخاصة بالعمل.

وبالبحث عن المعنى الخاص بـ نظام تخطيط موارد المؤسسات تبين لنا أنه Enterprise Resource Planning ERP وهو الذي يعتبر من النماذج التي لا يمكن العمل سوى بواسطتها من أجل تجاوز العمليات التجارية اليومية والمساعدة في اكتشاف نمو العمل المستقبلي.

أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية تربط مجموعة كبيرة من الأعمال لدى الشركات المختلفة بجانب أنها تُمكن أصحاب تلك المؤسسات من معرفة التدفق الخاص بالبيانات وجمع كل ما يتعلق بالمعاملات المشتركة لأي من المؤسسات وفق المصادر المتعددة.

في الوقت الذي تعمل فيه تلك الأنظمة على التخلص من كافة أشكال التكرار التي تظهر على البيانات وهو ما يؤدي في الأخير إلى الوصول لاستخدام مصدر واحد ثابت لكافة المعلومات لضمان الدقة اللامتناهية.

وكلما توسعت تلك الشركات حتم الأمر عليها بضرورة اللجوء إلى مثل هذه الأنظمة التي تساهم في الوصول لنمو اقتصادي أكبر وضمان الحصول على باقة من العملاء ومجموعة من النجاحات المتغيرة. 

المقصود بمصطلح نظام تخطيط موارد المؤسسات

نظام تخطيط موارد المؤسسات يُقصد به مجموعة البرامج التي تستعين بها أي من الشركات الكبرى والمؤسسات المختلفة من أجل إدارة الأنشطة اليومية الخاصة بها فيما يخص المشروعات وكذلك المشتريات بجانب إدارة المخاطر والعملاء.

ولا يقتصر المقصود بها عند ذلك الحد فحسب بل تشمل أيضًا سلسلة التوريد ومجموعة تخطيط الموارد وكلها أمور تحتاجها الشركات من أجل إعداد الميزانيات والتقارير حول النتائج المالية لأي منها.

وخلال السنوات الأخيرة بات نظام تخطيط موارد المؤسسات يحتل المكانة الكبرى في آلاف الشركات في شتى المجالات المختلفة وهو الأمر الذي جعله من الأمور التي لا غنى عنها للوصول إلى طريق النجاح.

تجري عملية تصميم تلك الأنظمة الخاصة بتخطيط الموارد حول الخطة الموضوعة للبيانات بصورة موحدة وهي التي تحتوي على قاعدة البيانات المشتركة الأمر الذي بدوره قادر على ضمان أن تبقى تلك المعلومات آمنة ومحمية.

كما تعتمد تلك البيانات على تعريفات وتجارب المستخدمين وبعدها تجري عملية ربط البنية الأساسية مع عمليات الأعمال وهو الأمر الذي يحفز سير الأعمال عبر مجموعة من الأقسام مثل الإدارة المالية وإدارة الموارد البشرية والتسويق وغيرها من الإدارات الأخرى.

كل هذه الأمور وأكثر من شأنه قادر على ربط كافة الأنظمة بالأفراد الذين يقومون باستخدامها ويمكن تلخيص كل هذه المعلومات أن تخطيط الموارد المؤسسية ERP يعد الأداء الخاصة بتحقيق التكامل بين العمليات والتقنيات بالأشخاص عبر أي من المؤسسات الحديثة.

ونظرًا لأن جميع البيانات التي تتواجد في المؤسسات تعتبر العصب الرئيسي فإن نظام تخطيط الموارد المؤسسية قادر على تسهيل مختلف المعلومات وتحليلها بجانب توزيعها وكذلك تنظيمها أمام الأفراد حتى يتسنى للجميع معرفة المسؤوليات والأدوار وذلك على أكمل وجه.

ويتمثل المبدأ الذي يقوم عليه ERP في الجمع المركزي لكافة البيانات ومن أجل التوزيع على نطاق واسع والتخلص من فكرة وجود مجموعة كبيرة من قواعد البيانات المستقلة التي تضم أوراق بيانات غير متصلة ببعضها البعض.

حيث تعمل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP على تنظيم ما كان في السابق أمور فوضوية وبات يسهل على الموظفين والمديرين إدارة الحسابات بصورة منظمة مع ضمان صحة البيانات وتحديثها دون الاعتماد على الأوراق التي قد تحمل في طياتها مجموعة من الأخطاء.

لماذا يعتبر نظام تخطيط موارد المؤسسات ضروريًا لشركتك ؟

بالبحث عن مجموعة الأسباب التي تجعل من نظام تخطيط موارد المؤسسات أمر ضروري لشركتك تبين لنا أنه لا يوجد أي من البرامج الأخرى التي توفر حلول شاملة لكافة العمليات سوى ERP حيث تعمل على جلب جميع العمليات لتحسين التعاون المشترك.

ويمكن لـ ERP تغطية مجموعة من وظائف الشركة لتشمل العمليات الرئيسية لعل من أبرزها ما يلي :-

الإدارات المالية

يعمل ERP الحديث على عرض لوحات المعلومات وهي التي تعطي النظرة العامة حول الموارد المالية الأمر الذي يساهم في الاطلاع على المعلومات الفعلية في أي وقت.

كما يساهم في تقليل إدخال المعلومات بصورة يدوية وإتمام كافة المهام اليومية وهو ما يضمن القيام بعمليات التعقب التي تساهم في الوصول للشكل التنظيمي المناسب.

الموارد البشرية

توفر الحلول المستحدثة مجموعة من الطرق الخاصة بإدارة بيانات الشركة وتنظم من مهام إدارة الموظفين مثل كشوفات الرواتب بالإضافة إلى التشغيل ومجموعة من المهام الأخرى.

في الوقت الذي يمكن بواسطة إستخدام تلك الأنظمة تعقب أداء الموظفين وتحديد مشكلات الموارد البشرية قبل وقوعها.

التصنيع

تحسن من تواصل الأعمال وإتمام مجموعة من العمليات اليومية المطلوبة وهو ما يمكن شركات التصنيع المختلفة من استيفاء احتياجات العملاء وإدارة الموارد عبر البيانات الفعلية.

كما يعتبر البرنامج أيضًا الحل السحري الخاص بتحسين إدارة المشروع والتكاليف وكذلك التخطيط للإنتاج.

سلسلة التوريد

في حالة إن كانت شركتك او مؤسستك تقوم بإدخال البيانات والمعلومات بصورة يدوية وبحاجة لتعقب المخزون المتواجد في المستودع يمكن توفير الوقت والجهد والمال عبر ERP.

كما يمكن عرض الحلول الحديثة الخاصة بلوحة الأعمال من أجل الحصول في الأخير على معالجة إدارة المخزون الخاص بالشركة أو المؤسسة.

قيمة ERP للأعمال

بات من الضروري خلال السنوات الأخيرة الاعتماد على ERP في عالم الأعمال خاصةً أنه بات البرنامج الذي يساهم في توفير بيانات المؤسسة وعملياتها داخل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية.

كل هذه الأمور وأكثر تمكن الشركات من محاذاة كافة الأقسام التي كانت في السابق منفصلة وتحسن من عمليات تدفق العمل وهو الأمر الذي يصل في الأخير إلى وجود تطورات كبيرة على مستوى المحصلة النهائية.

فوائد إستخدام ERP

يوجد بعض الفوائد والمميزات التي يتم الحصول عليها عند إستخدام ERP ومنها ما يلي :-

• توفير رؤى الأعمال المحسنة من معلومات في الأوقات الفعلية التي تنشئها التقارير.

• إنخفاض كافة التكاليف التشغيلية وذلك بواسطة مجموعة من عمليات الأعمال المبسطة والممارسات.

• تعزيز سبل التعاون بواسطة المستخدمين الذين يقومون بمشاركة البيانات في العقود ومجموعة من طلبات الشراء وأوامرها.

• تحسين الكفاءة وذلك عن طريق تجربة مستخدم مشتركة بواسطة الكثير من عمليات الأعمال والوظائف واضحة المعالم.

• البنية التحتية من المكاتب الخليفة إلى المكاتب الأمامية حيث تتمتع كافة أنشطة الأعمال بنفس المحتوى والصورة.

• تقلل من المخاطر وذلك عن طريق تكامل البيانات والضوابط المالية وهو ما يؤدي في الأخير إلى الوصول للحلول المثلى.

• إنخفاض تكاليف الإدارة والتكاليف التشغيلية من خلال مجموعة أنظمة متكاملة وموحدة.

في الأخير وصلنا لنهاية المقالة التي تم خلالها تسليط الضوء على مجموعة من مميزات نظام تخطيط موارد المؤسسات، ويمكنك التواصل معنا لمعرفة أكثر من خلال سمارت بيتس